Comment fonctionne le Jumelage des dons

Le Jumelage des dons permet à votre organisation de jumeler les dons admissibles à l’aide d’un ou de plusieurs fonds de jumelage financés par des commanditaires.

Chaque commanditaire peut avoir ses propres :

Fonds de jumelage disponibles
Période de disponibilité
Multiplicateur de jumelage
Don admissible minimum
Montant de jumelage maximal par don, au besoin

Lorsque vous ajoutez plusieurs commanditaires, ceux-ci sont placés dans une file d’attente. CrowdChange utilise le premier commanditaire de la file qui est actuellement admissible à effectuer le jumelage.

Configurer le Jumelage des dons

Lors de la création d’une collecte de fonds, le Jumelage des dons peut être activé dans Fonctionnalités avancées.

Pour une collecte de fonds existante :

Accédez à votre collecte de fonds et connectez-vous.
Cliquez sur Tableau de bord.
Sélectionnez Paramètres de dons dans le menu de gauche.
Ouvrez Jumelage des dons.
Activez le Jumelage des dons.

Une fois le Jumelage des dons activé, ajoutez votre premier commanditaire.

Pour chaque commanditaire, saisissez les informations suivantes :

Nom du commanditaire : le nom permettant d’identifier le commanditaire, comme Entreprise X ou La famille Dionne.
Fonds du commanditaire : le montant total que le commanditaire a mis à disposition pour le jumelage.
Disponibilité : choisissez si le commanditaire reste disponible jusqu’à ce que ses fonds soient utilisés ou définissez une date de début et une date de fin précises.
Règles de jumelage : définissez le multiplicateur de jumelage, le don admissible minimum et, au besoin, le montant de jumelage maximal par don.

Par exemple, un don admissible minimum peut être utilisé lorsque seuls les dons dépassant un certain montant doivent être jumelés. Le montant de jumelage maximal par don limite le montant des fonds du commanditaire pouvant être utilisé pour un seul don

Terminez la configuration du commanditaire et enregistrez vos modifications.

Vous pouvez ajouter d’autres commanditaires au besoin. L’ordre des commanditaires détermine lequel sera utilisé en premier lorsqu’il est admissible.

Comprendre les statuts des commanditaires

Chaque commanditaire aura l’un des statuts suivants :

À venir : la date de début du commanditaire n’est pas encore arrivée.
Actif : le commanditaire se trouve dans sa période de disponibilité, des fonds sont encore disponibles et il n’a pas été manuellement terminé ou archivé.
Terminé : les fonds du commanditaire ont été utilisés, sa date de fin est passée ou un administrateur l’a manuellement terminé.
Archivé : le commanditaire est conservé à des fins de consultation et de rapports historiques, mais ne peut plus jumeler de nouveaux dons.

Le fonds de jumelage combiné fournit un résumé des fonds provenant de tous les commanditaires. Chaque carte de commanditaire affiche ses propres fonds totaux, les fonds utilisés, les fonds restants et le nombre de dons jumelés.

Comment fonctionne la file d’attente des commanditaires

Lorsqu’un don est admissible au jumelage, CrowdChange vérifie les commanditaires dans l’ordre où ils sont affichés. Le premier commanditaire actuellement admissible effectue le jumelage.

Un même don n’est jamais réparti entre deux commanditaires.

Par exemple, supposons que le Commanditaire 1 dispose de 40 $ restants et que le prochain don devrait normalement recevoir un jumelage de 100 $. Le Commanditaire 1 fournira ses 40 $ restants. Le Commanditaire 2 sera considéré pour le prochain don admissible, mais ne fournira pas les 60 $ restants pour le même don.

Lorsqu’un commanditaire n’a plus de fonds disponibles, CrowdChange sélectionne automatiquement le prochain commanditaire admissible pour les dons suivants.

Les administrateurs peuvent également terminer manuellement le commanditaire actuel afin de passer au suivant dans la file d’attente. Un commanditaire terminé manuellement demeure dans cet état jusqu’à ce qu’il soit explicitement réactivé. Il peut être réactivé uniquement lorsque :

Ses dates de disponibilité sont toujours valides
Des fonds sont toujours disponibles

Exemple : commanditaires avec des périodes de disponibilité distinctes

Supposons que les commanditaires suivants ont été configurés :

Le Commanditaire 1 est disponible du 1er au 31 août.
Le Commanditaire 2 est disponible du 1er au 30 septembre.

Si le Commanditaire 1 n’a plus de fonds le 20 août, le jumelage est mis en pause jusqu’à ce que le Commanditaire 2 devienne admissible le 1er septembre. Les fonds de septembre ne sont pas utilisés au mois d’août.

Si le Commanditaire 2 a une période de disponibilité qui chevauche celle du Commanditaire 1 ou est disponible immédiatement, le prochain don admissible utilisera le Commanditaire 2 dès que le Commanditaire 1 n’aura plus de fonds ou aura été terminé manuellement.

Si le Commanditaire 1 dispose encore de fonds inutilisés lorsque sa période de disponibilité prend fin, ces fonds restent visibles dans son historique. Ils ne sont pas transférés au Commanditaire 2.

Réorganiser les commanditaires

Vous pouvez modifier l’ordre des commanditaires afin de déterminer lequel sera considéré en premier pour les dons futurs.

La réorganisation des commanditaires :

Modifie la priorité de jumelage pour les dons futurs
Ne modifie pas le commanditaire associé aux dons précédents
Ne déplace pas l’activité de jumelage historique d’un commanditaire à un autre

Configurer le jumelage pour les équipes et les pages personnelles

Pour les collectes de fonds P2P, accédez à :

Paramètres de dons → Configuration du jumelage pour les équipes et les pages

Lorsque le jumelage pour les équipes et les pages personnelles est désactivé, les dons effectués par l’intermédiaire des équipes et des pages personnelles utilisent le programme de jumelage principal de la collecte de fonds.

Lorsque le jumelage pour les équipes et les pages personnelles est activé :

Le fonds de jumelage principal de la collecte de fonds s’applique uniquement aux dons effectués directement à la collecte de fonds.
Chaque équipe ou page personnelle peut avoir ses propres commanditaires, sa propre file d’attente, ses propres périodes de disponibilité et ses propres règles de jumelage.
Un don effectué par l’intermédiaire d’une équipe utilise le programme de jumelage de cette équipe.
Un don effectué par l’intermédiaire d’une page personnelle utilise le programme de jumelage de cette page.
Si l’équipe ou la page personnelle n’a aucun commanditaire admissible, le don n’est pas jumelé à partir du fonds principal de la collecte de fonds.

Une fois cette option activée, le tableau de bord de Configuration du jumelage pour les équipes et les pages sera visible.

Les fonds de jumelage sont ajoutés à partir des tableaux de bord des équipes ou des pages personnelles. Une fois les fonds de jumelage ajoutés, ils apparaîtront dans la liste Équipes et pages connectées affichée ci-dessus.

Utilisez les onglets Équipes et Pages personnelles pour trouver une équipe ou une page précise et ouvrir sa configuration de jumelage.

Les mêmes règles de file d’attente s’appliquent à chaque niveau. Un seul commanditaire admissible est utilisé pour un don, un même don n’est pas réparti entre plusieurs commanditaires et le prochain commanditaire admissible est automatiquement sélectionné pour les dons suivants.

Exemple de jumelage pour une équipe et une page personnelle

Supposons que la collecte de fonds dispose des fonds de jumelage suivants :

Un fonds général de 10 000 $ provenant d’un commanditaire
Un fonds de 2 000 $ pour l’équipe A
Un fonds de 500 $ pour la page personnelle de Jane

Dans cet exemple :

Un don effectué directement à la collecte de fonds utilise le fonds général de 10 000 $.
Un don effectué par l’intermédiaire de l’équipe A utilise le fonds de 2 000 $ de l’équipe A.
Un don effectué par l’intermédiaire de la page personnelle de Jane utilise le fonds de 500 $ de Jane.

Si les fonds du commanditaire de Jane sont épuisés, les dons suivants effectués par l’intermédiaire de sa page ne seront pas jumelés, à moins qu’un autre commanditaire admissible soit ajouté à sa file d’attente. Ces dons ne seront pas automatiquement jumelés à partir du fonds de l’équipe A ou du fonds général de la collecte de fonds.

Remboursements et fonds de jumelage retournés

Lors du remboursement d’un don ayant reçu un jumelage, vous pouvez choisir si les fonds associés au jumelage doivent redevenir disponibles.

Pour retourner les fonds de jumelage :

Ouvrez le Rapport des dons de la collecte de fonds.
Trouvez le don et cliquez dessus pour accéder à la page des détails de la transaction.
Faites défiler vers le bas et cliquez sur Rembourser.
Déterminez le montant des fonds à retourner au fonds de jumelage, comme indiqué ci-dessous.
Effectuez le remboursement.

Cette option est distincte du montant retourné au donateur. Elle met à jour le solde de jumelage associé au don.

Lorsque vous choisissez de retourner les fonds au fonds de jumelage :

Le montant jumelé est retourné au fonds du commanditaire qui a initialement financé le jumelage.
Un remboursement partiel retourne uniquement le montant de jumelage associé à la portion remboursée.
Les jumelages provenant de dons effectués par l’intermédiaire d’une équipe ou d’une page personnelle sont retournés au fonds de l’équipe ou de la page personnelle d’origine.

Lorsque cette option est laissée vide ou définie à 0 $ :

Le remboursement au donateur est traité.
Le montant jumelé demeure comptabilisé comme utilisé.

Les fonds retournés suivent l’attribution originale au commanditaire. Ils ne sont pas ajoutés au commanditaire actif au moment du remboursement.

Exemple : remboursement après un changement de commanditaire actif

Supposons que le Commanditaire 1 a jumelé un don en août et qu’il n’a ensuite plus de fonds disponibles. Le Commanditaire 2 devient alors actif en septembre.

Si le don d’août est remboursé en octobre et que l’option Retourner les fonds jumelés au fonds de jumelage disponible est sélectionnée, les fonds jumelés retournent au Commanditaire 1. Ils ne sont pas ajoutés au Commanditaire 2.

Ce qui se passe ensuite dépend du statut du Commanditaire 1 :

Si le Commanditaire 1 a été automatiquement terminé parce que ses fonds étaient épuisés et que ses dates sont toujours valides, les fonds retournés peuvent le rendre admissible à nouveau. L’ordre normal des commanditaires détermine alors quand il recommencera à effectuer des jumelages.
Si le Commanditaire 1 a été terminé manuellement, il demeure terminé jusqu’à ce qu’un administrateur le réactive.
Si la période de disponibilité du Commanditaire 1 est terminée, il demeure indisponible même si son historique affiche des fonds restants.
Si le Commanditaire 1 a été archivé, il demeure archivé. Les fonds sont toujours crédités au bon fonds historique, mais le commanditaire doit être restauré et réactivé avant que ces fonds puissent être utilisés de nouveau.

Pour les achats comprenant à la fois un don direct et des inscriptions, les fonds de jumelage retournés sont d’abord appliqués à la portion du don direct, puis aux portions d’inscription dans un ordre cohérent.

Suivre l’activité du Jumelage des dons

Utilisez le rapport du Jumelage des dons pour suivre et rapprocher l’activité des commanditaires. Ce rapport est accessible au niveau de la collecte de fonds, dans le rapport des Collectes de fonds, à partir de l’onglet Rapports du tableau de bord de la collecte de fonds.

Le rapport vous permet notamment de consulter :

Le total des fonds des commanditaires
Les fonds déjà utilisés
Les fonds restants
Le nombre de dons jumelés
Les fonds de jumelage retournés à la suite de remboursements

Le fonds de jumelage combiné fournit un résumé du financement et de l’utilisation des fonds de tous les commanditaires.

Informations importantes

Une période de disponibilité basée sur des dates doit avoir une date de fin postérieure à la date de début.
Un don ne peut pas être réparti entre deux fonds de commanditaires.
La modification, la clôture, la réorganisation ou l’archivage d’un commanditaire ne modifie pas le commanditaire associé aux dons précédents.
Les fonds inutilisés ne sont pas transférés automatiquement entre les commanditaires.
Lorsque le jumelage pour les équipes et les pages personnelles est activé, leurs dons ne sont pas automatiquement jumelés à partir du fonds principal de la collecte de fonds.
Le rapport du Jumelage des dons est le meilleur endroit pour rapprocher l’utilisation des fonds des commanditaires et les fonds de jumelage retournés à la suite de remboursements.